Планомерная подготовка к выставке экспозиций

подготовка к выставке

Для того чтобы подготовиться к выставке необходимо в первую очередь определиться с целью участия. Это может быть презентация товаров, услуг или компании; привлечение новых клиентов, партнеров для заключения удачных соглашений. Цели могут быть разными, но определив, ее Вы сразу поймете как организовать Вашу выставку, и мы Вам в этом поможем, подскажем и направим.

Подготовка к выставке начинается за год до ее проведения. На этом этапе подается заявка на участие с приложением копии свидетельства о регистрации фирмы и подписывается руководителем фирмы. И это лишь первый шаг. Времени не так уж и много, и от того как вы им распорядитесь, будет зависеть успех вашей экспозиции. Подробно составленный план действия с указанием ответственных лиц, позволит контролировать весь процесс подготовки к выставке.

На подготовительном этапе формируется список клиентов и партнеров, с которыми вы в дальнейшем планируете работать и рассылаются приглашения на Вашу экспозицию с индивидуальным приглашением для них. Также, в средствах массовых информации: (телевидение, газеты, интернет и радио) дается информация о Вашем участие.

Как уже говорилось, зная цель выставки, можно сформировать необходимый бюджет для ее проведения, который будет расходоваться на:

  • арендную плату за выставочную площадку, на которой располагаются выставочные стенды
  • регистрационный сбор
  • дизайн и оформление выставочного стенда
  • доставку оборудования
  • монтаж и художественно-оформительские работы
  • раздаточный информационный материал (буклеты, листовки)
  • приглашенных профессиональных стендистов и промоутеров
  • напитки и закуски для партнеров и потенциальных клиентов
  • прочие расходы

подготовка к выставке Для успешного участия на выставке необходимо тщательно подготовить сотрудников, которые будут в ней участвовать. Весь коллектив должен работать слаженно как единый механизм. Всё должно быть идеально, начиная от внешнего, опрятного вида и заканчивая доброжелательностью и находчивостью сотрудников.

Все должно привлекать посетителей и клиентов к Вашей экспозиции от ваших конкурентов. К примеру, для дополнительного привлечения организовать небольшие развлекательные мероприятия: лотереи или розыгрыши с призами и награждениями или костюмированную театральную презентацию.

Необходимо предусмотреть несколько зон для ведения переговоров. Это избавит вас от большого скопления посетителей возле Вашего стенда и позволит более доверительно вести переговоры.

Также рекомендуем вести учет посетителей, с которыми будут общаться сотрудники, записывать их контактные данные. Это информация в дальнейшем поможет Вам, например, для информирования заинтересовавшихся Вами клиентов и партнеров о предстоящих акциях, новинках и событиях Вашей компании.

Оценив общую организацию работы на выставке отдельно взятой компании, можно с уверенностью говорить и о качестве работы этой компании на рынке ее профильной деятельности. Компания «Бест Версия» осуществляет полный спектр работ по подготовке к выставке.